الرقابة الداخلية المحاسبية في بيئة الحاسب
🔲 لا تختلف مكونات واجراءات الرقابة الداخلية في بيئة الحاسب عنها في بيئة التشغيل اليدوي للبيانات المحاسبية
🔲 يكون الاختلاف في طريقة استخدام وتنفيذ مكونات واجراءات الرقابة الداخلية
🔲 لا يوجد اختلاف بين أهداف الرقابة الداخلية في بيئة الحاسب عنها في النظام اليدوي
🔲 تتحقق أهداف الرقابة الداخلية في بيئة الحاسب من خلال التحقق من:
- أنه يتم تشغيل كل العمليات الواجب تشغيلها طوال الفترة دون حذف أو اضافة.
- أن ما يتم تشغيله في وقت محدد هو ما يجب تشغيله في هذا الوقت فقط ولا يسمح بأي تشغيل غير مجدول في هذا الوقت .
-أن كل عمليات التشغيل تتم بطريقة دقيقة وصحيحة ومسموح بها.
🔲 إن تحقيق هذه الأهداف يتطلب أن يشتمل نظام الرقابة الداخلية على مجموعة متنوعة من أنواع الرقابة تتصف بالخصائص الأتية .
- الاكتشاف المبكر بقدر الإمكان للأخطاء عند أقرب نقطة في دورة التشغيل.
- منع أي استخدام غير مسموح به للنظام ولملفاته وسجلاته.
- التبسيط يقدر الإمكان ولكن مع الشمول والتكامل المنطقي وتوافر المعايير الجيدة.
🔲 مزایا وجود الحاسب لأغراض الرقابة:
أدى وجود الحاسب واستخدامه في عمليات تشغيل البيانات المحاسبية إلى اختفاء بعض مشاكل الرقابة الداخلية الهامة التي كانت تستحوذ على اهتمام الأنظمة اليدوية. وتتركز مزایا استخدام الحاسب في تشغيل البيانات من الناحية الرقابية في الآتي:
۱- الدقة Accuracy يمتاز الحاسب بالدقة المتناهية في القيام بنفس العمليات الحسابية بالمقارنة بالعنصر البشري وعدم قبول الحاسب القيود يومية غير متوازنة أو حدوث أخطاء في عمليات الترحيل إلى الحسابات الصحيحة.
۲- الثبات Consistency يمتاز الحاسب بالثبات في تنفيذ العمليات دون أي زيادة أو نقص كما يقوم الحاسب بتنفيذ التعليمات دائمة بدون أي استثناء ولن يعمل من تكرار العمليات الحسابية دون أخطاء.
۳- الحافز Motivation الحاسب آلة صماء ليس لديها أي احساس أو عواطف أو دوافع ثؤدي إلى قيام الآلة بالسرقة أو الاختلاس كما لا توجد للحاسب مصلحة شخصية بعكس الموظف الذي يمكن أن يضع مصلحته الشخصية قبل مصلحة الشركة التي يعمل بها.
🔲 عيوب وجود الحاسب من الناحية الرقابية:
تتعلق هذه العيوب بالمكونات الأساسية لنظام الحاسب وهي المدخلات ، التشغيل ، التخزين والمخرجات .
🔲 المدخلات:
' أولا: عدم وجود المستندات الأصلية:
من الممكن إدخال العملية المعينة إلى الحاسب مباشرة من خلال الوحدات الطرفية دون وجود مستند أصلي ، مثل استلام طلبات البيع بالتليفون وادخالها مباشرة إلى الحاسب وكذلك حجز تذاكر الطيران دون وجود مستند أصلي لإنشاء العملية. يترتب على عدم وجود المستندات الأصلية:
' أولا: عدم وجود المستندات الأصلية:
من الممكن إدخال العملية المعينة إلى الحاسب مباشرة من خلال الوحدات الطرفية دون وجود مستند أصلي ، مثل استلام طلبات البيع بالتليفون وادخالها مباشرة إلى الحاسب وكذلك حجز تذاكر الطيران دون وجود مستند أصلي لإنشاء العملية. يترتب على عدم وجود المستندات الأصلية:
أ - عدم وجود الدليل على التصريح بإجراء العملية.
ب - امكانية فقد مسار المراجعة للعمليات التي تمت.
🔲 يتم التغلب على هاتين المشكلتين باتباع الآتي:
1- رقابة مادية على الوحدات الطرفية ووحدات المدخلات والمخرجات بحيث يمنع أي شخص غير مصرح له أو غير مسئول باستخدام هذه الوحدات الطرفية.
۲- أن يوجد في برنامج التشغيل خاصية تسجيل اسم المستخدم ووقت ورقم الوحدة الطرفية المستخدمة في ادخال بيانات عملية معينة.
ب - امكانية فقد مسار المراجعة للعمليات التي تمت.
🔲 يتم التغلب على هاتين المشكلتين باتباع الآتي:
1- رقابة مادية على الوحدات الطرفية ووحدات المدخلات والمخرجات بحيث يمنع أي شخص غير مصرح له أو غير مسئول باستخدام هذه الوحدات الطرفية.
۲- أن يوجد في برنامج التشغيل خاصية تسجيل اسم المستخدم ووقت ورقم الوحدة الطرفية المستخدمة في ادخال بيانات عملية معينة.
